Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht? Ein umfassender Überblick

Die präzise Erfassung von Arbeitszeiten ist ein zentrales Thema für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen. In Zeiten, in denen Arbeitsmodelle flexibler und Arbeitszeiten oft variabler werden, gewinnt die korrekte Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden zunehmend an Bedeutung. Doch nicht nur aus organisatorischer Sicht ist die Arbeitszeiterfassung wichtig. Auch rechtliche Aspekte spielen eine entscheidende Rolle.

Überblick aktuelle Regelungen

• Alle Unternehmen in Deutschland sind verpflichtet die Arbeitszeit zu erfassen
• Es müssen Anfang, Ende und Pausen auf täglicher Basis erfasst werden
• Die Erfassung kann vom Arbeitgeber an die Arbeitnehmer deligiert werden
• Flexible Arbeit wie Vertrauensarbeitszeit ist mit Arbeitszeiterfassung weiterhin möglich

Die rechtlichen Grundlagen zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland

Für die Arbeitszeiterfassung in Deutschland gab es in den letzten Jahren einige Richtungweisende Entscheidungen:

Arbeitszeitgesetz (ArbZG) als Basis

Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) legt fest, dass die Arbeitszeit von Arbeitnehmern erfasst werden muss, um Überstunden und die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten zu dokumentieren. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeiten, insbesondere Überstunden, aufzuzeichnen (§ 16 Abs. 2 ArbZG).

Das EuGH-Urteil von 2019: Ein wichtiger Wendepunkt

Mit dem Urteil des EuGH (Rechtssache C-55/18) aus 2019 wurde auch klargestellt, dass Arbeitgeber zur Einrichtung eines „objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems“ für die Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten verpflichtet sind. Ziel ist es, die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen und sicherzustellen, dass Arbeitszeitgesetze eingehalten werden. Laut EuGH ist die Arbeitszeiterfassung ein notwendiger Bestandteil eines angemessenen Arbeitsschutzes.

Die nationale Umsetzung des EuGH-Urteils (2022)

Das Urteil wurde in Deutschland durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigt, das im September 2022 entschied, dass Arbeitgeber ein System einführen und verwenden müssen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeiten einschließlich der Überstunden erfasst wird. Das BAG stellte klar, dass der Arbeitgeber durch § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) bereits heute verpflichtet ist, Maßnahmen zu ergreifen, die den Schutz der Arbeitnehmer gewährleisten – dazu gehört auch die Erfassung der Arbeitszeit.

Referententwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes (2023)

Der Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) sieht künftig grundsätzlich eine Pflicht der Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber zur elektronischen Erfassung der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer jeweils am Tag der Arbeitsleistung vor.

Was bedeutet die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber?

Anpassung an die neuen Anforderungen

Die Art und Weise der Arbeitszeiterfassung kann variieren. Zu beachten ist hierbei jedoch, dass die Erfassung den arbeitsschutzrechtlichen Anforderung genügt. Es ist dabei notwendig Arbeitsbeginn und -ende sowie die Pausendauer festzuhalten. Nach dem Referententwurf von 2023 soll nur noch die digitale Zeiterfassung die Anforderungen erfüllen. Dabei sind derzeit analoge oder digitale Lösungen für die Übergangsphase zulässig.

In Hinblick auf diese zukünftige Entwicklung und die damit verbundenen Vorteile rückt der Fokus auf Tools für digitale Zeiterfassung. Ein digitales System bietet zahlreiche Vorteile gegenüber manuellen, analogen Methoden: Es erleichtert die Dokumentation und gewährleistet die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben effizienter.

Vorteile eines digitalen Zeiterfassungssystems:

• Ortsunabhängige und präzise Erfassung der Arbeitszeiten
• Einfache Verwaltung von Überstunden und Pausen
• Reduzierung von Fehlern und Manipulationen
• Effiziente Datenverarbeitung und Speicherung, die den Datenschutzvorgaben entspricht

Mit einem modernen Zeiterfassungstool kannst du auf einfache Weise den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, oft ohne aufwendige Integration in die Betriebsabläufe.

Flexible Arbeitsmodelle und Vertrauensarbeitszeit

Die Vertrauensarbeitszeit steht nicht im Widerspruch zur Arbeitszeiterfassung. Auch bei flexiblen Arbeitsmodellen wie Homeoffice oder Gleitzeit ist es möglich, die Arbeitszeiten zu erfassen, ohne die Autonomie der Mitarbeitenden einzuschränken. Dies kann beispielsweise durch die Selbstaufzeichnung der Arbeitszeiten geschehen, welche von der Geschäftsführung lediglich kontrolliert wird.

Praktische Umsetzung der Arbeitszeiterfassung

Warum du auf digitale Zeiterfassung setzen solltest

In vielen Unternehmen wird bereits auf digitale Lösungen gesetzt, die die Arbeitszeiterfassung vereinfachen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Ein gutes Zeiterfassungssystem sollte folgende Funktionen bieten:

• Einfache Bedienbarkeit: Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten schnell und unkompliziert erfassen – auch mobil.
• Automatisierte Auswertungen: Überstunden und Pausen werden automatisch berechnet.
• Datenschutzkonformität: Die Arbeitszeiterfassung muss den Vorgaben der DSGVO entsprechen. Dies bedeutet, dass die erfassten Daten sicher gespeichert und nur für den vorgesehenen Zweck genutzt werden dürfen.
• Aufbewahrungspflicht: Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verlangt die Aufbewahrung der Arbeitszeiterfassung für 2 Jahre - digital behält man dabei leicht den Überblick

Welche Arbeitszeiten müssen erfasst werden?

Erfasst werden müssen:

• Der Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit
• Pausenzeiten
• Überstunden

Fazit: Mit digitaler Zeiterfassung rechtliche Anforderungen erfüllen

Die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems ist nicht nur eine Frage der rechtlichen Pflicht, sondern auch eine Investition in die Zukunft deines Unternehmens. Ein solches System hilft dir, gesetzliche Vorgaben einfach einzuhalten und gleichzeitig die Arbeitszeit deiner Mitarbeitenden transparent und nachvollziehbar zu erfassen. Damit bist du nicht nur auf zukünftige gesetzliche Änderungen vorbereitet, sondern optimierst auch deinen Arbeitsablauf.

Mit unserem Zeiterfassungstool kannst du deine Arbeitszeiterfassung einfach und rechtssicher gestalten – unabhängig von der Unternehmensgröße. Hol dir jetzt die Lösung, die zu deinem Unternehmen passt, und bereite dich auf die Zukunft der Arbeitszeiterfassung vor!

Disclaimer: Dieser Artikel stellt keine rechtliche Beratung dar und dient nur der allgemeinen Information. Bitte wende dich bei Fragen zu deiner spezifischen Situation an einen Anwalt oder Rechtsberater.